Seit einigen Wochen bleiben viele Arbeitnehmer zu Hause und beschränken ihre Kontakte auf ein Minimum. Für das soziale Miteinander – auch unter Kollegen – bedeuten die aktuell bestehende Kontaktsperre sowie die Schließung verschiedenster Einrichtungen und Geschäfte teilweise enorme Einschränkungen. Zahlreiche Firmen bemerken bereits jetzt negative wirtschaftliche Folgen, welche sicherlich eine Zeit lang zu spüren sein werden. Eine Maßnahme, mit der die Auswirkungen abgefedert werden könnten, ist Home Office. Der aktuelle Blogbeitrag erläutert die Voraussetzungen für die Einrichtungen eines Home Offices und gibt wertvolle und praxiserprobte Tipps.
Was trotz negativer Folgen zu sehen ist: Viele Firmen wandeln die Krise in eine Chance um. Restaurants beginnen, zu renovieren für die Zeit nach dem Lockdown – andere setzen alles in Bewegung, um den Mitarbeitern Home-Office-Tätigkeit zu ermöglichen. Es werden zum Teil Maßnahmen umgesetzt, welche in der Vergangenheit immer wieder verschoben worden sind.
Vielen Unternehmen kommen die bis jetzt realisierte Digitalisierung und die bisher getroffenen Maßnahmen nun zugute! Doch nicht allen fällt die Umstellung so leicht – manche sind mit dem Thema Home Office bisher noch nie in Kontakt gekommen, obwohl das Potential bestand. Genau für diese Firmen soll dieser Beitrag sein! - denn Sie müssen nun in einer unheimlichen Geschwindigkeit aufholen! Wir möchten Ihnen für diesen Weg eine Landkarte bieten.
Und auch wenn Sie diesen Beitrag erst nach der Krise im Frühjahr 2020 lesen, so hoffen wir, dass Sie aus unseren Worten einiges für sich und Ihr Unternehmen mitnehmen können und vielleicht einen Schritt weiter in Richtung Digitalisierung wagen.
Home Office Tätigkeit bringt viele Vorteile mit sich – nicht nur auf Arbeitgeber-, sondern auch auf Arbeitnehmerseite - beispielsweise die Zeit- und Kostenersparnis durch den nicht notwendigen Arbeitsweg und somit mehr Flexibilität im Alltag für den Arbeitnehmer. Mit der Möglichkeit für Home Office zeigt ein Chef seinen Mitarbeitern Vertrauen – dies könnte auch – entgegengesetzt aller Befürchtungen – zu mehr Loyalität dem Unternehmen gegenüber führen. Außerdem könnten auch Kostenvorteile für das Unternehmen entstehen, denn beispielsweise Reinigungskosten werden geringer.
Wem es gelingt, die Vorteile des Home Offices mit dem aus dem Büro bekannten effektiven Arbeitsstil zu verbinden, der leistet nicht nur in Zeiten von Corona einen wertvollen Beitrag für die Gesellschaft, sondern legt bereits jetzt einen Grundstein für die Arbeitswelt der Zukunft und kann somit langfristig von den genannten Vorteilen profitieren.
Es gibt europäische Länder, in denen das Home Office Modell schon länger aktiv und erfolgreich gelebt wird. Die Deutschen sind hierbei bisher weniger mutig. Grund hierfür sind verschiedene Zweifel, wie beispielsweise, dass der Arbeitnehmer von zu Hause seinen Job weniger effektiv machen könnte, weniger erreichbar sein oder sogar den Anschluss im Kollegenkreis verlieren könnte.
Doch Home Office muss nicht bedeuten, dass diese „Gefahren“ eintreten. Es gibt in unserem digitalen Zeitalter zahlreiche Möglichkeiten und Tools, die dafür sorgen, dass sich die Arbeit im Home Office kaum noch von der Tätigkeit im Büro unterscheiden muss. Auf diese möchten wir eingehen und ihre Zweifel mithilfe dieses Betrags verblassen lassen.
Ganz klar! Die Technik muss stimmen. Sie ist der wichtigste Baustein für eine produktive, komfortable und vor allem gut vernetzte Arbeit von zu Hause aus. Oder um es mit den Worten einer unserer Kollegen zu sagen: „Wer an einem 50 % fertigen Arbeitsplatz arbeitet, schafft auch nur 50 %.“
Aus Sicherheitsgründen sollte auch im Home Office keine private Hardware an die Firmengeräte angeschlossen werden. Auch Datensicherungen sollten auf keinen Fall über die private Hardware erfolgen. Ist nur die Verwendung eines privaten Rechners möglich, so sollten sich die geschäftlichen Daten zumindest in einem verschlüsselten Bereich befinden.
Selbstverständlich haben alle Branchen und Berufe unterschiedliche Aufgaben zu meistern. Insofern unterscheiden sich auch die nötigen technischen Gegebenheiten. Doch es gibt ein paar wichtige Aspekte, welche für jede produktive und weiterhin effektive Tele- und Home Office Arbeit im Team von besonderer Relevanz sind:
Diesen Punkt können Sie ganz einfach mit einer Cloud-Lösung in Angriff nehmen, welche auch ein Online-Dateisystem beinhaltet. Achten Sie hierbei jedoch unbedingt darauf, dass diese nach dem geltenden Datenschutzgesetz sicher ist! Wir empfehlen hierfür immer, auf eine Lösung zurückzugreifen, welche in Deutschland gehostet wird.
Auch hierfür gibt es mittlerweile zahlreiche Tools. Einige eignen sich hervorragend für Online-Konferenzen mit Ihren Kollegen – andere bieten darüber hinaus die Möglichkeit, Ihre komplette Telefonanlage mit der gewohnten Durchwahl der Kollegen über den Browser zu nutzen. Um nicht über das private Telefon mit den Kunden telefonieren zu müssen, bietet sich – insofern kein geschäftliches Handy vorhanden ist, eine solche Telefonanlage an. Hier sei beispielsweise „3CX“ genannt.
Wovon wir Ihnen an dieser Stelle unbedingt abraten möchten: Einfach irgendein Videotelefonie-Tool zu nutzen, nur weil es „alle“ tun und Sie sich nicht die Zeit nehmen können oder möchten, sich mit den Sicherheitsaspekten zu beschäftigen. Auf diesen Punkt möchten wir in einem weiteren Beitrag gern noch einmal genauer eingehen. Sollten Sie eine Sofort-Hilfe benötigen, so rufen Sie uns gern an :)
Wer mehrere Projekte parallel mit mehreren Kollegen bearbeitet, muss über ein gutes Koordinationsgeschick verfügen. Im Home Office reicht dies jedoch oft nicht aus. Denn in dem Fall müsste man vieles per Mail schicken und besprechen und parallel in das Dateisystem ablegen. Hier verliert man bei mehreren Projekten schnell den Überblick. Abhilfe kann hier ein Projektmanagement-Tool wie beispielsweise Open Project bieten. Darin können Aufgaben angelegt sowie terminiert werden und Dokumente zu den entsprechenden Aufgaben abgelegt und von den Kollegen kommentiert werden. Eine super Alternative zur direkten Besprechung von Aufgaben und Dokumenten im Team!
Weiterhin können Termine und Deadlines auch über einen gemeinsamen Kalender in einer Cloud koordiniert und kommuniziert werden. So vermeidet man beispielsweise Überschneidungen in der Terminplanung.
Selbstverständlich müssen auch zu Hause – genauso wie am Arbeitsplatz im Unternehmen – der Datenschutz und die Datensicherheit gewährleistet sein und somit auch die entsprechenden Vereinbarungen eingehalten werden. Rechner, Datenträger und Unterlagen müssen vor dem Zugriff Dritter geschützt sein, sodass die geschäftlichen Informationen und insbesondere personenbezogene Daten, wie Kunden- oder Mitarbeiterinformationen nicht nach außen gelangen. Hierfür ist zum einen natürlich ein Passwortschutz der Technik notwendig, aber auch ein abschließbarer Schrank sowie eine geeignete Aktenvernichtung – wenn notwendig. Wenn sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer hier das entsprechende Bewusstsein haben und dies entsprechend auch umsetzen, ist dies auch im Home Office kein Thema.
Im Optimalfall erstellt der Arbeitgeber Vereinbarungen für die Home Office Arbeitsplätze, welche die Gegebenheiten, wie sie am Arbeitsplatz vorherrschen sollen, regeln. Auch wie die Home Office Tätigkeit grundsätzlich ablaufen soll, ist hier bestenfalls festgehalten.
Sie müssen bedenken, dass auch wenn Sie sich nun „zu Hause“ befinden, alle Verträge und rechtlichen Bedingungen so gelten, wie sie auch im Büro gültig sind. Dies gilt beispielsweise für das Arbeitszeitgesetz, den Arbeitsschutz und auch die berufliche Unfallversicherung. Für nähere Informationen zu diesem Thema sollten Sie sich unbedingt an einen entsprechenden Fachmann wenden!
Wir möchten Ihnen hier keine einfach klingenden Tipps geben, die dann doch nicht praktikabel sind. Auch die Keyweb AG sitzt seit drei Wochen im Home Office. Daher haben wir einfach einmal unsere Kolleginnen und Kollegen gefragt, wie sie es schaffen, auch im Home Office produktiv und fokussiert zu arbeiten und dabei auch noch die gute Laune behalten.
An dieser Stelle erfahren Sie nun, welche Tipps WIRKLICH funktionieren und welche weiteren Methoden sich für unsere Kollegen bewehrt haben. Viel Spaß beim Ausprobieren!
Das Positive am Home Office: Man kann sich den Arbeitsplatz komplett nach den eigenen Vorlieben gestalten und somit für das entsprechende Wohlgefühl beim Arbeiten sorgen. Und dies sollten Sie auch tun! Ihr Home Office Arbeitsplatz sollte Ihnen ein angenehmes Arbeiten ermöglichen. Der Kreativität und Individualität sind grundsätzlich keine Grenzen gesetzt. Dennoch gibt es hierbei ein paar Punkte zu berücksichtigen:
Wenn möglich, schaffen Sie eine klare Trennung von Arbeits- und Wohnbereich. So sollte der Laptop beispielsweise nicht mit am Frühstückstisch stehen – zum einen Ihrer Konzentration und zum anderen Ihrer Familie zuliebe!
Ein richtiges Arbeitszimmer ist natürlich optimal – jedoch leider nicht immer für jeden möglich! Eine Alternative stellt jedoch einfach eine Arbeitsecke dar, welche mit einem Schreibtisch oder Tisch ausgestattet ist und die persönlichen Bedürfnisse an einen geeigneten Arbeitsplatz erfüllt. Von Vorteil sind natürlich Aspekte wie genügend Stauraum, Ablageflächen, geeignetes Licht, ein paar Pflanzen und natürlich die Lieblings-KeyAdmin-Tasse am Arbeitsplatz. Ein LED-Stripe um den Schreibtisch sorgt laut unserem Kollegen aus der IT für eine angenehme indirekte Beleuchtung ;)
Im Arbeitsbereich sollten sich nur die geschäftlich genutzten Geräte befinden – alles Private stellt eine potentielle Ablenkungsquelle dar.
Auch wenn es verlockend ist, sich mit dem Laptop lieber auf die Couch oder in den Sessel zu setzen – für längeres Arbeiten sind diese Varianten leider nicht geeignet. Rückenschmerzen vorprogrammiert! Arbeiten Sie lieber am Schreibtisch auf einem ergonomischen Schreibtischstuhl – denn wenn Sie nach ein paar Stunden unter Schmerzen arbeiten müssen, verschwindet ganz sicher die Motivation.
Was im Büro gut funktioniert, kann auch im Home Office nicht schlecht sein! Deswegen behalten Sie Ihre bisherigen Angewohnheiten und Verhaltensweisen so gut es geht bei! Was heißt das im Speziellen?
Wie im Büro sind auch im Home Office feste Arbeitszeiten wichtig! Im Optimalfall orientieren Sie sich genau an den gewohnten Zeiten – so stellen Sie zum einen sicher, dass Sie Ihre Pflichten als Arbeitnehmer erfüllen und zum anderen, dass Ihre Kollegen Sie zu den gewohnten Zeiten erreichen!
Genauso wenig wie Sie sich während der Arbeitszeit von privaten Dingen wie „Wäsche aufhängen“ oder Ihren Haustieren ablenken lassen sollten, sollten Sie Ihre Pausenzeiten und den Feierabend ignorieren. Wir alle brauchen Erholung. Wenn wir uns diese nicht gönnen, sind wir in der nachfolgenden Zeit wahrscheinlich weniger leistungsfähig. Dies bringt weder dem Arbeitnehmer, noch dem Arbeitgeber etwas.
Es macht absolut Sinn, zur gewohnten Zeit aufzustehen, zu frühstücken und das zu machen, was man ansonsten noch vor der Arbeit erledigt. Wenn Sie sonst vor der Arbeit gefrühstückt haben, so sollten Sie auch jetzt Ihr Frühstück nicht an den „Arbeitsplatz“ verlegen. Wenn Sie es beispielsweise gewöhnt sind, sich morgens eine Kanne Tee an den Schreibtisch zu stellen, so tun Sie dies auch im Home Office.
Halten Sie regelmäßig Kontakt mit Ihren Kollegen via Anruf, Chat oder Videokonferenz – auch wenn kein großes Online-Meeting zu einem bestimmten Thema stattfindet. So ist es auch weniger wahrscheinlich, dass anscheinend „unwichtige“ Informationen unter den Tisch fallen und Sie verringern außerdem die Wahrscheinlichkeit, dass Ihnen die Decke auf den Kopf fällt!
Nicht nur ein Mittel gegen den drohenden Bewegungsmangel im Home Office, sondern auch eine durch unsere Kollegen erprobte Maßnahme, um motiviert in den Tag zu starten: Statt wie gewohnt zur Arbeit zu laufen, machen Sie doch einfach einen Spaziergang von 15-20 Minuten, bevor Sie beginnen, Ihre To-Do-Liste abzuarbeiten. Dies bringt nicht nur den Kreislauf auf Trab, sondern setzt auch einen mentalen Startschuss für Ihren Arbeitstag. Und für alle, die bisher mit dem Auto oder der Bahn zur Arbeit gefahren sind: dies ist doch eine super Gelegenheit, mehr Bewegung in den Alltag zu bringen!
Stehen Sie außerdem regelmäßig auf – ob beim Telefonieren, Tee kochen oder sogar, indem Sie den Laptop auch einmal auf eine Erhöhung stellen. Denn durch den geringeren sozialen Kontakt – beispielsweise wenn wir der Kollegin ein Schriftstück bringen würden, welches wir nun senden, haben wir auch weniger Bewegung. Diese gilt es auszugleichen!
Damit die Pausen besonders erholsam sind, gönnen Sie sich doch einmal eine Runde Yoga oder andere Fitnessübungen! Im Home Office macht es auch nichts, wenn der „Herabschauende Hund“ eher aussieht wie der „Sterbende Schwan“ – sieht ja niemand ;)
Ziehen Sie sich wie auch im Büro schick an! Ja, sie haben richtig gelesen! Auch im Home Office sollte man nicht im Schlafanzug sitzen ;) „Mich sieht ja sowieso keiner“, könnten Sie jetzt sagen– das stimmt vermutlich natürlich – außer, Sie machen eine Videokonferenz mit Ihren Kollegen ;) Aber gerade wenn Sie Kundenkontakt am Telefon haben und im sonstigen Arbeitsalltag immer im Business-Look unterwegs sind, so macht es Sinn, auch im Home Office zumindest Kleidung zu tragen, welche sich nicht zu sehr nach Freizeit anfühlt.
Sie kennen sicher den Tipp, am Telefon zu lächeln, da das Lächeln vom Anderen gehört wird. Ähnlich verhält es sich mit Ihrer Sitzposition. Sitzen Sie auch im Home Office aufrecht, wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Gegenüber einen „schläfrigen“ Eindruck von Ihnen erhält.
„Homeoffice in Social Distancing Zeiten ist voller Ablenkungen. Um so wichtiger sind kurze Planungsabschnitte und dass man sich nicht verzettelt - ansonsten fallen Sachen hinten runter. Gesetzte Ziele sollten schnellstmöglich und unter Missachtung von Ablenkungen abgearbeitet werden“ Der Tipp unseres Kollegen trifft es auf den Punkt!
Tun Sie nichts während Ihrer Arbeitszeit, was Sie nicht auch im Büro tun würden – wie beispielsweise Wäsche waschen, die Spülmaschine einräumen, Ihre Überweisungen tätigen oder einen Kaffee mit Ihrer Frau trinken (außer Sie beide haben Pause ;) ).
Teilen Sie beispielsweise auch Ihrem Partner, Mitbewohnern oder Freunden mit, dass Sie zwar zu Hause sind, aber nicht für private Aktivitäten und Gespräche zur Verfügung stehen. Dies können Sie beispielsweise durch ein Türschild signalisieren.
Um konzentriert zu bleiben, können Sie außerdem die drei folgenden Techniken anwenden, welche auch unsere Kollegen (nicht nur im Home Office) sehr gern nutzen!
Erstellen Sie To-Do-Listen – am besten schon am Vortag für den nächsten Tag. So können Sie am Morgen gleich voller Energie durchstarten! Außerdem wichtig: Priorisieren Sie die Aufgaben auf Ihrem Zettel – denn sonst kann es schnell passieren, dass Sie sich verzetteln. Außerdem wichtig für das gute Gefühl: Haken Sie die Aufgaben regelmäßig ab! Denn wenn Sie der Chef auf die Entfernung nicht lobt, müssen Sie das selbst tun! ;) Gönnen Sie sich daher auch regelmäßig eine kleine Belohnung für Ihre Aufgaben.
Sie müssen hier nicht Ihre Ernährungsgewohnheiten umstellen, um produktiver in den Tag zu starten! Es reicht, wenn Sie die „unappetitlichen“ Aufgaben an den Anfang Ihres Tages setzen! So haben Sie danach mehr Energie für die angenehmeren Aufgaben, ohne dass Ihnen der „Frosch“ immer wieder ins Gedächtnis springt. Nachdem Sie die To-Do-Liste zur Hand genommen haben, finden Sie am Besten den Frosch und bringen ihn so schnell wie möglich hinter sich!
Zu Hause ist die Gefahr, abgelenkt zu werden und mit den Gedanken von einem Thema zum nächsten zu springen größer als im Büro - beispielsweise beim Anblick des Abwaschs oder der Katze. Eine Technik, welche in diesem Fall besonders wirksam ist, ist die Pomodoro-Technik. Hierbei legt man sich ein bestimmtes Zeitfenster fest, in dem man sich von nichts und niemanden von der aktuellen Aufgabe ablenken lässt. Im Idealfall sind dies 25 Minuten – es folgen 5 Minuten Pause. Der positive Nebeneffekt, wenn man diese Technik anstrebt: wenn man dann einmal so richtig im Flow ist, möchte man auch nach den 25 Minuten fokussiert weiterarbeiten.
Beim sogenannten Timeboxing setzt man sich selbst ein zeitliches Ziel für das Erledigen einer bestimmten Aufgabe. Die selbst gesetzte Deadline sorgt ebenfalls dafür, dass man den Fokus nicht verliert und konzentriert an einer bestimmten Aufgabe weiterarbeitet.
Manchmal wirkt eine Aufgabe so „groß“, dass man mehr Energie braucht, um anzufangen. Auch hierfür gibt es einen Tipp - einfach die große Aufgabe in kleine Päckchen untergliedern, diese auf der To-Do-Liste vermerken und einzeln abhaken. So wird man sich gleichzeitig des Fortschritts bewusst.
Die zwei Methoden eignen sich im Übrigen auch super, wenn man die Arbeitszeit für eine bestimmte Tätigkeit beispielsweise auf maximal 25 min begrenzen möchte. So widmet man – wenn dies nicht gerade ein Hauptaufgabenbereich ist – dem noch zu sortierenden E-Mail-Postfach nicht zu viel Zeit.
Vergessen Sie einfach alles, was Sie bis jetzt gelesen haben! - naja, nicht ganz ;) Dennoch denken sich die Eltern unter Ihnen jetzt vermutlich: Schön wärs! Routine ist mit Kindern – gerade, wenn diese zu Hause lernen sollen und eventuell nicht wirklich Lust dazu haben, oft kaum möglich. Auch die Kleineren verstehen sicher im ersten Moment nicht, dass Mama und Papa zwar körperlich anwesend sind, aber nicht wirklich zur Verfügung stehen. Von daher muss in diesem Fall vieles anders gemacht werden als oben beschrieben.
Wir als IT-Experten können Ihnen keinen wirklich qualifizierten Rat hierzu geben – jedoch gibt es im Internet zahlreiche wertvolle Tipps, zum Beispiel hier:
https://naehfrosch.de/home-office-mit-kind-tipps/
https://malaikaloher.de/homeoffice-mit-kids
Einigen unserer Kollegen hilft es beispielsweise, den Tag komplett durchzuplanen unter der Berücksichtigung der bisherigen gewohnten Abläufe. Auch Kinder brauchen einen Tagesplan – mit Hausaufgaben lassen sich einige von Ihnen gut beschäftigen – andere weniger.
Hier gilt wie auch bei unseren oben genannten Tipps: ausprobieren. Kinder sind genau wie alle anderen Menschen individuell – und genauso individuell müssen auch die „Strategien“ sein, mit denen man den eigenen Tag mit seinen Kindern produktiv und vor allem friedlich meistert.
Wir wünschen Ihnen viel Freude, Produktivität und Erfolg für Ihre Arbeit im Home Office! Lassen Sie sich die gute Laune auch in Zeiten der Krise nicht verderben.
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns Ihre Home Office Tipps in den Kommentaren auf Facebook zu diesem Beitrag wissen lassen!
Bleiben Sie gesund!
Ihre Keyweb AG
P.S. Danke, liebe Keyweb-Kolleg/innen für Eure wertvollen Tipps!
Quellenangaben und Inspirationsquellen
https://www.e-recht24.de/artik...
https://www.merkur.de/leben/wo...
https://www.heise.de/tipps-tri...
https://sevdesk.de/blog/10-tip...
https://www.stern.de/digital/t...
https://de.beatyesterday.org/l...
https://dabelino.de/blogs/blog...
https://de.beatyesterday.org/l...
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https://www.datenschutzzentrum...
https://www.bitkom.org/Presse/...
https://www.impulse.de/managem...
https://karrierebibel.de/eat-t...
https://dabelino.de/blogs/blog...
https://www.heise.de/tipps-tri...
