IT-Systeme werden immer komplexer. Auch die Anforderungen an deren Betrieb und Wartung erhöhen sich. Gleichzeitig steigt die Gefahr von Cyberbedrohungen. Und das alles in einer Zeit, in der Themen wie E-Commerce und Online-Sichtbarkeit sowie digitalisierte Prozesse im Unternehmen immer essentieller werden. Wie ist es möglich, unter diesen Bedingungen weiterhin dem Kerngeschäft nachzugehen oder innovative Prozesse voranzutreiben, ohne sich in viel zu hohe IT-Kosten zu stürzen?
Die wichtigsten Faktoren für Fortschritt und die gleichzeitige Bewältigung aktueller Standards und Anforderungen sind immer noch Zeit und Know How in Form von Fachkräften und deren effizienter Einsatz sowie die Offenheit für neue Entwicklungen.
Wir kommen gleich zum Punkt: Sie kommen, wenn Sie mit einem überwiegend digital betriebenen Business nicht stehen bleiben wollen, um eines nicht herum: Unterstützung durch echte Experten.
Jetzt stellen Sie sich ganz sicher auch die folgenden Fragen:
Diese Fragen wird Ihnen dieser Artikel beantworten.
Es gibt grundsätzlich 3 Möglichkeiten, welche Sie gegeneinander abwägen sollten. Wir geben Ihnen ein paar Impulse dazu.
Variante 1: Die eigenen Mitarbeiter weiterbilden und gezielter einsetzenBei dieser Option sollten Sie unbedingt in den sauren Apfel beißen und in die stetige Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter:innen investieren. Zusätzlich sollten Sie dafür sorgen, dass diese sich regelmäßig um die Leistungsfähigkeit Ihrer IT kümmern können, sodass diese nicht als notwendiges Übel, sondern als wichtiges Projekt betrachtet wird. Dies kann schwierig sein, wenn das Tages- und Kerngeschäft sowieso schon herausfordernd ist. Allerdings können Sie nur so sicherstellen, dass Ihr Unternehmen IT-seitig nicht nur auf dem aktuellen Stand ist, sondern sich auch weiterentwickelt und somit zukünftigen Herausforderungen gerecht wird.
Der Vorteil: Ihre eigenen Mitarbeiter kennen sich nun einmal bestens im Unternehmen aus. Sie können also gemeinsam optimale und adäquate Entscheidungen treffen. Sie sind außerdem nicht von einem externen Anbieter abhängig, was für viele Unternehmer:innen ein wichtiges Kriterium ist.
Der Nachteil: Ihre Mitarbeiter müssen stets zur Verfügung stehen. Sie müssen sich überlegen, wie dies bei Notfällen auch nachts, an Feiertagen, in Urlaubszeiten oder auch bei Krankheit und Ausfall bestimmter Kolleg:innen möglich ist.
Variante 2: IT Outsourcing an einen DienstleisterSie könnten ganze Bereiche der IT oder die komplette IT-Abteilung an einen Dienstleister auslagern. Dieser kümmert sich dann komplett um alles.
Der Vorteil: Sie haben natürlich sehr viel weniger Aufwand im eigenen Unternehmen, was die IT angeht.
Der Nachteil: Sie begeben sich in eine sehr hohe Abhängigkeit. Der Dienstleister kennt Ihre internen Abläufe, Prozesse und Bedürfnisse nicht direkt und wird nie so passend agieren können wir Ihre Mitarbeiter:innen. Und: Es entstehen relativ hohe Kosten.
Sie geben nur bestimmte Teilbereiche an einen Dienstleister – einen so genannten Managed Service Provider - ab. Ihre IT-Mitarbeiter stehen im Kontakt mit dem Dienstleister, welcher zuvor klar definierte Aufgaben für Sie übernimmt. Die Verantwortung wird also nur in ganz bestimmten Teilbereichen abgegeben. Die IT-Abteilung (und auch Ihre Mitarbeiter:innen) bleiben in Ihrem Unternehmen.
Der Vorteil: Die Verantwortung bleibt bei Ihnen. Sie haben weniger Aufwand im Unternehmen. Die Kollegen können sich auf das Tagesgeschäft und die Weiterentwicklung der IT konzentrieren und die Kosten sind überschaubar.
Da diese Variante so attraktiv ist, möchten wir sie noch einmal für Sie im Detail darstellen.
Managed Services sind die speziellen Leistungen und Aufgaben, die Sie mit Ihrem Managed Service Provider (MSP) bzw. IT-Dienstleiter vereinbart haben, sodass diese regelmäßig und kontinuierlich durch diesen erbracht werden.
Der MSP wird also nicht nur im Stör- oder Problemfall aktiv, sondern sorgt durch präventive Maßnahmen dafür, dass die Störung bestenfalls erst gar nicht entsteht. Tritt dennoch eine Störung auf, kann diese viel schneller erkannt und behoben werden. Dies wird deutlicher, wenn man die verschiedenen Managed Services einmal genauer betrachtet.
Es handelt sich bei Managed Services um kein typisches und komplettes Outsourcing. Sie haben in vielen Fällen die volle Kontrolle über Ihre Unternehmens-IT, da diese sich weiterhin im Unternehmen befindet.
Außerdem werden Managed Services in der Regel „remote“ durchgeführt. Der Dienstleister betreut Sie aus der Ferne. Häufig befindet er sich genau dort, wo sich Ihre Server befinden. Dies betrifft insbesondere das Thema Managed Hosting:
Wenn Sie beispielsweise Ihre Unternehmenscloud oder Ihre Server bei einem Hosting-Unternehmen wie Keyweb untergebracht haben, so könnten Sie einfach nur das Hosting nutzen – sodass der Betrieb der IT-Strukturen grundsätzlich gesichert ist -, aber Sie könnten auch die Aktualität und Funktionalität des Betriebssystems und anderer Anwendungen, regelmäßige Updates oder andere Leistungen direkt vom Anbieter übernehmen lassen – und zwar in Form eines Managed Hostings.
Die gemietete IT-Infrastruktur wird somit für Sie betreut. Deren Verwaltung, Konfiguration und Funktionalität wird direkt durch den Dienstleister übernommen. Das hat auch den Vorteil, dass dieser seine IT-Strukturen am besten kennt und umso besser mit Ihnen Ihre IT-Pläne umsetzen kann.
Ein Managed Service kann die verschiedensten Leistungen umfassen. Wichtig ist, zu verstehen, dass diese in der Regel individuell mit dem jeweiligen Unternehmen abgestimmt werden, sodass beide Seiten genau wissen, wo die entsprechenden Verantwortlichkeiten liegen und in welcher Art und Weise diese durchgeführt werden.
Im Allgemeinen kann man sagen, dass der Managed Service Provider für den Betrieb, die Überwachung, Wartung und Verwaltung der Unternehmens-IT zuständig sein kann. Im Detail sind das die folgenden Tätigkeiten:
Um Sie nun komplett vom Managed Services zu überzeugen, haben wir die wichtigsten Vorteile dieses Service-Modells noch einmal für Sie zusammengestellt.
Verfügbarkeit und Funktionalität Ihrer IT-InfrastrukturSobald Daten eine wichtige Grundlage für Ihre Prozesse darstellen, sollte deren Verfügbarkeit absolute Priorität haben. Diese wird mit der Nutzung von Managed Services auf ein sehr hohes Niveau gebracht. Ihre IT kann durch den Managed Service Provider rund um die Uhr überwacht und betreut werden, wenn Sie dies vertraglich vereinbart haben.
IT-Sicherheit auf höchstem NiveauDer Managed Service Provider ist auf die professionelle Betreuung von IT-Infrastrukturen spezialisiert. Hierzu zählt auch, dass er über stets aktuelles – aber auch über Jahre erworbenes - Know How im Bereich der IT-Sicherheit verfügt und dieses in die Betreuung Ihrer IT-Strukturen einfließen lässt. Sie greifen also in der Zusammenarbeit mit einem MSP direkt auf dieses fundierte Wissen zu. Daraus ergibt sich auch der nächste Vorteil:
Keine ständigen WeiterbildungskostenVerstehen Sie uns bei diesem Punkt nicht falsch: Natürlich sollten Sie in die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter:innen investieren. Keine Frage. Jedoch können Sie diese ganz gezielt weiterbilden. Das, war Ihr MSP an Wissen und Erfahrungen mitbringt, müssen Ihre Mitarbeiter:innen nicht im Detail lernen. Damit geht auch der nächste Punkt einher:
Fokus und Innovation in Ihrem UnternehmenOb Unternehmer, Geschäftsführung oder IT-Leitung – Sie können sich wieder auf die Aufgaben konzentrieren, die Sie und Ihr Unternehmen voranbringen und optimieren – und somit den Umsatz Ihres Unternehmens steigern. Und nicht nur das: auch den Gewinn, denn:
Mit Managed Services generieren Sie weniger KostenWie bereits erwähnt, haben Sie mit einem MSP einen erfahrenen und kompetenten Experten an der Hand. Sie sparen sich die Weiterbildung im Unternehmen und der Experte erledigt so manche Aufgabe, welche in Ihrem Unternehmen eventuell ein paar Stunden oder noch länger gedauert hätte, im Handumdrehen – einfach aufgrund seiner Erfahrung. Des Weiteren ist er auch noch 24/7 für Sie verfügbar. Das heißt: Sie müssen keine Mitarbeiter an Feiertagen oder außerhalb der Geschäftszeiten beschäftigen. Wenn Sie all diese Kosten einmal abwägen, dann wird schnell deutlich, dass ein Managed Service häufig die wirtschaftlichere Entscheidung ist.
24/7 Bereitschaft und ein sicheres GefühlIT-Personal rund um die Uhr – auch an Feiertagen – und in der Nacht. Mit Managed Services relativ einfach zu haben. Fällt also um 23 Uhr einmal der Server Ihres Online Shops aus, muss dies nicht zu einer Katastrophe führen. Sie müssen nicht ins Unternehmen fahren, Ihre Kolleg:innen ebenso nicht. In der Regel kann der Managed Service Provider das Thema in kurzer Zeit lösen. Doch häufig ist die Störung durch das fortlaufende Monitoring so schnell behoben, dass Sie es vielleicht nicht einmal merken. Ziemlich beruhigend, oder?
Kalkulierbarkeit – keine unerwarteten KostenDadurch, dass die Preisgestaltung bei einem Managed Service Provider sehr transparent ist und Sie grundsätzlich auch mit der monatlichen Grundgebühr, so wie sie zuvor vereinbart wurde, auskommen sollten, können Sie Ihre IT-Kosten unter Einsatz eines Managed Service Providers sehr gut planen. Hinzu kommt, dass durch den proaktiven Service größere Probleme verhindert werden, welche Sie in einem anderen Fall auch sehr viel Geld kosten könnten. Allein ein Cyberangriff kann viele direkte und indirekte Kosten nach sich ziehen – bis hin zum Imageverlust, welcher sich wieder negativ auf Ihren Umsatz auswirkt.
Flexibel und schnell auf Veränderungen reagieren können – der Managed Service Provider als PartnerSollten sich Ihre Anforderungen verändern und Sie beispielsweise mehr IT-Ressourcen benötigen, so bietet Ihnen insbesondere das Managed Hosting hierfür optimale Voraussetzungen. Sie müssen selbst keine teure Hardware erwerben – denn diese finden Sie bei Ihrem Anbieter – und Sie können sich außerdem professionell und individuell beraten lassen. Das Gute ist, dass Ihr Managed Service Provider Sie und Ihre Bedürfnisse bereits kennt und somit genau weiß, welche Strukturen optimal für Ihr Unternehmen geeignet wären.
Aufschieberitis beim Thema IT-Sicherheit: bei Ihnen nicht!Gerade bei sicherheitsrelevanten Aufgaben ist es wichtig, dass diese zeitnah erledigt werden. Auch wenn jahrelang nichts kritisches passiert ist, so ist das dennoch kein Beweis, dass dies auch zukünftig so sein wird. Nicht immer ist es aus diversen Gründen möglich, alle Updates und Sicherheitsmaßnahmen sofort durchzuführen. Anders sieht es aus, wenn Sie mit Ihrem Managed Service Provider vereinbart haben, dass dieser entsprechende Aufgaben für Sie erledigt.
Nur so viel Abhängigkeit, wie Sie möchtenDa zum einen alle Verantwortlichkeiten vertraglich geregelt sind und Sie zum anderen zu jeder Zeit vollen Zugriff auf Ihre eigenen Systeme haben, geben Sie zu keiner Zeit die Verantwortung und Kontrolle über Ihre IT ab! Sie sind und bleiben der Chef und Ihr Managed Service Provider ist „lediglich“ Ihr sehr professioneller und engagierter Unterstützer.
Um noch einmal den Unterschied zu klassischen IT-Dienstleistern herauszustellen, welche Ihnen oft bei IT-Problemen eher punktuell helfen: Ein Managed Service Provider wird Sie – wenn es vertraglich so vereinbart ist – immer proaktiv unterstützen. Das heißt, Sie können sich darauf verlassen, dass alles läuft, was zuvor vereinbart wurde – und, dass auch nur das gemacht wird.
Jetzt fragen Sie sich vielleicht, unter welchen Voraussetzungen wir Ihnen einen Managed Service empfehlen würden. Es gibt ein paar eindeutige Indizien, die zeigen, dass das Modell für Sie passend ist:
Immer dann, wenn Sie das Gefühl haben, dass das Kosten-Nutzen-Verhältnis Ihrer IT im Ungleichgewicht ist, macht es Sinn, einmal zu berechnen, inwiefern ein Managed Service für Sie Sinn machen würde.
enn Sie sich dafür entschieden haben, Managed Services bzw. Managed Hosting zu nutzen, stellt sich noch die Frage, welcher Anbieter der Richtige für Sie ist. Wenn Sie unsere Artikel aufmerksam lesen, werden Sie unsere Antwort ganz sicher schon kennen:
Wählen Sie einen Anbieter aus, der viel Wert auf IT-Sicherheit und Datenschutz legt. Optimal wäre, wenn dieser seinen Sitz in Deutschland bzw. der EU hat und einen Support bietet, der überragend ist. Aber dies versteht sich bei diesem Thema ja von selbst.
Wir können Ihnen zu diesem Thema auch unseren Artikel „Kriterien für gutes „(Web)hosting“ empfehlen. Hier sind noch einmal alle wichtigen Punkte erläutert.
Bei Fragen zum Thema Managed Services beraten wir Sie sehr gern. Sollten Sie sich für unsere Managed Services interessieren, finden Sie hier alle Details.
