Jede Agentur ist anders. Jede Agentur funktioniert anders. Denn jedes Projekt ist anders. Doch am Ende lässt sich Erfolg immer auf wenige Einflussfaktoren reduzieren. Einige davon sind offensichtlich – andere wiederum wirken nebensächlich, beeinflussen aber am Ende viel mehr als man glauben möchte. So auch Ihre IT.
Sollten Sie erst gegründet haben, ist es umso besser, wenn Sie diese Schlüsselfaktoren von Beginn an kennen. Doch egal an welcher Position Sie in Ihrem Agenturleben gerade stehen – dieser Artikel ist für Sie geschrieben, wenn Sie wissen möchten, wie Sie Ihre IT als wichtigen Erfolgsfaktor im Agentur-Alltag nutzen können. Im Anschluss werden Sie ein paar geheime Stellschrauben für Ihren Agentur-Erfolg kennen, die für Ihre Konkurrenz verborgen bleiben.
Wenn das IT-Fundament stimmt, können Sie Ihren Agentur-Turbo einlegen.
Zu Beginn möchten wir Ihnen eine wichtige Frage stellen:
Sind Sie ein notwendiger Dienstleister, den man „halt braucht“, oder ein ersehnter Partner in den Augen Ihrer Kunden?
Sehen wir das einmal ganz pragmatisch: Vermutlich wollte Ihr Kunde einfach nur eine gute Möglichkeit finden, seine Zielgruppe möglichst attraktiv anzusprechen bzw. gut zu erreichen. Am Ende zählt das Ziel. Und da Ihr Kunde nicht alles können kann, kommen Sie ins Spiel. Der Web- und Werbeprofi seines Vertrauens – eventuell möchten Sie das auch erst noch werden. Doch wie werden Sie das? Im Prinzip ist es wie überall: Ihre Arbeit muss das gewünschte Ergebnis erzielen bzw. ein Problem des Kunden lösen. WIE Sie das machen – und vor allem: wie einfach, angenehm und schnell Ihr Kunde sein Ziel erreicht, wird den entscheidenden Unterschied bringen. Genau auf diesen Punkt zahlen die jetzt folgenden Faktoren ein.
Gerade zu Beginn sind viele Unternehmer sehr motiviert und stellen innerhalb kürzester Zeit sehr viel auf die Beine. Das ist bewundernswert. Aber wie sagt man so „schön“? – Der Teufel sitzt im Detail. Daher wollen wir Ihnen kurz zeigen, in welchem Detail Ihr Teufel sitzen könnte:
Was wäre, wenn das Fundament, auf denen Ihre Kundenprojekte basieren – und welches Sie sich mit entsprechendem Aufwand aufgebaut haben – von heute auf morgen einstürzen würde?
Mit dem Fundament meinen wir, wie Sie sich ganz sicher schon denken können, Ihre Server und das Rechenzentrum, in dem sich Ihre wertvollen Agentur-Daten befinden. Ihre IT-Infrastruktur.
Eigentlich sind Sie gerade total im Flow und dann passiert es – ein Serverausfall. Entweder Sie – oder Ihre Kunden gleich mit – sind total nervös, weil mit jeder Störungs-Minute die Wahrscheinlichkeit einer größeren Katastrophe ansteigt. Dann hätten nicht nur Ihre Kunden ein Problem, sondern auch Sie! Vermutlich tauchen in Ihrem Kopf viele Fragen auf:
Alles, was mit diesen Punkten einhergeht, müssen Sie später rekonstruieren und wieder technisch sowie kommunikativ beheben.
Was wir Ihnen damit zeigen wollen: All die sensiblen Daten, all die kreative Arbeit und somit die Grundlage für Ihren Umsatz könnten von jetzt auf gleich zerstört, verschwunden oder zumindest mit sehr viel Aufwand wieder herzustellen sein. Rechtliche Konsequenzen aufgrund von Schadenersatz oder Datenschutz-Problematiken könnten zusätzlich folgen. Doch das ist alles eigentlich nicht notwendig – wenn die Basis stimmt!
Hatten Sie diese Punkte schon bis ins Detail durchdacht?
Doch was sind diese Katastrophen eigentlich ganz konkret? Warum können entsprechende Vorfälle eigentlich entstehen? Die Ursachen sind sehr vielfältig und können von Stromausfällen über Umwelteinflüsse bis hin zu kriminellen Cyberattacken (auf Sie oder Ihre Kunden) alles umfassen.
Machen Sie sich einmal bewusst: Wenn Ihre Daten verschwunden sind – Kundendaten, Websitedaten, etc. – dann bringen Ihnen die besten Produkte, die besten Mitarbeiter und die beste Marketingstrategie erst einmal nichts mehr. Im schlimmsten Fall können Sie Ihre Agentur schließen.
Kommen wir zum jetzt notwendigen Schritt:
Wenn Sie Ihre IT-Lösung planen oder planen lassen möchten, behalten Sie unbedingt diese Fragen im Blick:
Nur dann, wenn Ihre Kunden sich bei Ihnen so richtig wohlfühlen, werden Sie auch lange bleiben: Das ist wie bei Gästen. Werden Sie gut unterhalten, gut versorgt und geht man auf Ihre Anliegen ein? Fragt man weiter nach, wenn sie etwas aus ihrem Leben erzählen? Dann wollen Sie gar nicht mehr gehen!
Wenn Sie also eine gute Beziehung mit Ihren Kunden pflegen, transparent auf deren Anliegen eingehen und deren Erwartungen immer ein Stück weit übertreffen, erfüllen Sie bereits den zweiten Faktor, den eine erfolgreiche Agentur berücksichtigt.
Doch was hat Ihre IT damit zu tun? Schließlich haben Ihre Kunden keinen Kontakt zu Ihren Servern? – Doch, indirekt schon.
Zum einen liegen Ihre Kundendaten auf Ihren Servern – dies können sehr vertrauliche Informationen sein. Besonders bei Onlineshop-Betreibern und Geschäftskunden sind diese sehr sensibel und somit besonders schützenswert. Damit sich Ihre Kunden bei Ihnen gut aufgehoben fühlen, ist es wichtig, dass sie wissen, wie Sie mit deren Daten umgehen. Sind diese gut vor Cyberkriminellen geschützt? Könnte man diese in einem Notfall – aus welchen Gründen auch immer – wiederherstellen?
Was genau passiert, wenn Ihre Server einmal ausfallen sollten? Wie gestaltet sich die Kommunikation mit Ihren Kunden in diesem Moment? Können Sie Ihnen schnell Auskunft geben? – ihnen zuversichtlich mitteilen, dass das Problem bald behoben sein wird? Oder spürt Ihr Kunde – berechtigterweise – dass hier etwas im Argen liegt? Das wäre definitiv keine Vertrauensbasis.
Sollte wirklich einmal das Kundenprojekt nicht mehr verfügbar sein, sollten Sie Ihrem Kunden eine glaubwürdige und möglichst transparente Auskunft geben. Er muss sich bei Ihnen sicher fühlen. Dies kann Ihnen jedoch nur gelingen, wenn Sie die Situation halbwegs im Griff haben, selbst Bescheid wissen oder einen sehr guten Ansprechpartner haben, der Ihnen die nötigen Auskünfte gibt.
Das Schlimmste, was passieren kann, dass Sie selbst keinerlei Ahnung haben und Ihren Kunden mit unsicheren Aussagen im Dunkeln stehen lassen. Dass beeinflusst die Kundenbeziehung nachhaltig negativ.
Diese transparente Kommunikation kann selbstverständlich nur stattfinden, wenn Ihre IT-Abteilung oder Ihr IT-Dienstleister, welche die IT Ihrer Agentur betreut, ebenso transparent mit Ihnen kommuniziert und ebenso schnell auf die Situation reagieren kann. Kurz: Auch Sie müssen sich gut aufgehoben fühlen, um dies an Ihre Kunden weitergeben zu können.
Im Optimalfall haben Sie einen professionellen Ansprechpartner, der Sie von Beginn an bestmöglich informiert und zeitgleich die Situation für Sie wieder in Ordnung bringt. So können Sie sich weiter um Ihre eigentliche Arbeit kümmern oder so schnell wie möglich weitermachen.
Ein weiteres wichtiges Kriterium, das mit den schützenswerten Daten Ihrer Agentur sowie Agenturkunden in Verbindung steht, ist der Datenschutz. Damit die Daten auf den Servern gemäß DSGVO behandelt werden, sollte Ihr Server – insofern er sich in einem externen Rechenzentrum befindet – in Deutschland oder der EU stehen.
Transparenz schafft Vertrauen. Sowohl zwischen Ihnen und Ihren KundInnen und MitarbeiterInnen, als auch zwischen Ihnen und Ihrem IT-Anbieter sollte ein hohes Maß an Transparenz herrschen. Verschweigen Sie Ihren Kunden bewusst Informationen oder verschweigt man Ihnen wichtige Details, bewegt sich die Geschäftsbeziehung sehr wahrscheinlich in eine Abwärtsspirale.
Egal, welchen Anbieter Sie letztendlich für Ihre Agentur-IT wählen – informieren Sie sich bereits vorab im Detail über alle anfallenden Kosten und Bedingungen. Hierzu zählen zum einen Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen und zum anderen auch beispielsweise Lizenzkosten für enthaltene Software und ähnliches. Ein weiterer Punkt, der gern beim Thema IT und Server versteckt wird, sind die Leistungsgrenzen. Dies ist besonders im Fall von virtualisierten Servern der Fall. Hier werden manchmal Angaben gemacht, die in Zeiten hoher Auslastung nicht eingehalten werden können. Achten Sie daher darauf, dass Ihnen Ressourcen garantiert werden.
Fragen Sie auch hier im Zweifel noch einmal nach, damit Sie nicht im Nachhinein eine Enttäuschung erleben. An diesem Punkt Ihres Rechercheprozesses können Sie auch gleich erkennen, wie transparent sich der Anbieter den potentiellen KundInnen gegenüber verhält. Ignorieren Sie das nicht, denn die transparente Kommunikation ist einer der wichtigsten Aspekte in der Geschäftsbeziehung – und zahlt wie bereits erwähnt auch auf Ihren Erfolg ein!
Die Marketingwelt verändert sich. Wir sind immer mehr angewiesen auf neue, schnelle und komplexe Strategien und Technologien, die es uns ermöglichen, die Zielgruppe bzw. die unserer Kunden anzusprechen. Wer hier nicht mithält, verliert. Auch Sie müssen hier für Ihre KundInnen mithalten. Das bedeutet aber auch, dass das Fundament, auf dem Ihre Produkte und Leistungen aufgebaut sind, mit erhöhten Ansprüchen Schritt halten muss.
Hier sind besonders die Leistungsfähigkeit und Geschwindigkeit, aber auch die Ausfallsicherheit und Skalierbarkeit Ihrer IT von Interesse.
Sollten Sie einen IT-Dienstleister wählen, sind das Kriterien, die auf jeden Fall entscheidend sein sollten – denn es wäre ja schade, wenn Sie auf jeder Ebene konkurrenzfähig wären, Ihre IT aber letztendlich alles ausbremst.
Suchen Sie sich einen Anbieter, der all diese Kriterien erfüllt. Fragen Sie hier genau nach und lassen Sie sich auf keinen Fall mit schwammigen Antworten vertrösten. Es geht um Ihre IT – Ihr Fundament. Für Ihren Erfolg.
Im Agenturleben ist kein Tag wie der andere. Zum einen sind die Projekte sowieso schon sehr vielfältig und oft zeitkritisch – zum anderen verändern sich Technologien genauso schnell, wie sich die Welt weiterdreht. Dies wiederum hat einen großen Einfluss auf Ihr Agenturgeschäft. Prozesse und Arbeitsabläufe werden immer komplexer – und: machen wir uns nichts vor – das Agenturleben immer stressiger und herausfordernder. Somit ist es für Sie und Ihren Erfolg besonders wichtig, immer das Steuer stabil in der Hand zu halten.
Um bei all dem Trubel das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren, können Projektpläne, To-Do-Listen, Fokus-Tools und ausreichend Kaffee Ihnen das Arbeitsleben vereinfachen. Sie als Agenturler oder Kreativer sind vermutlich ein Meister des Multitaskings – aber wenn Sie ganz ehrlich sind, wissen Sie doch, dass es viel mehr bringt, richtig am Ball zu bleiben, sich auf eine Sache zu fokussieren und damit kreative Meisterleistungen zu erschaffen.
„Alles klar“, denken Sie sich jetzt vielleicht: „Funktioniert bei mir aber nicht. Es kommt immer etwas dazwischen“.
Ja, genau. Und exakt für diesen Punkt möchten wir Ihnen für den Bereich IT einen wichtigen Hinweis geben: Viele Menschen denken, wenn Sie alles selbst regeln und sich selbst um alles kümmern, wird es besser als wenn man andere mit einbezieht.
Dies stimmt immer dann, wenn Sie mit einem unzuverlässigen „Partner“ zu tun haben. Ja, dann sind Sie besser dran, wenn Sie es selbst machen. ABER wenn Sie hingegen mit einem echten Profi zusammenarbeiten, dann sparen Sie sich (oder Ihren Mitarbeitern) lange Einarbeitungszeiten in „fremde Themengebiete“ und auch längere „Projektphasen“ (denn wenn es eigentlich nicht Ihr Thema ist, brauchen Sie viel länger als ein Profi). Und viel wichtiger: Sie verschwenden nicht die wertvolle Fokusenergie, die Sie in die eigenen Projekte stecken könnten. Es macht Sinn, hier tatsächlich einmal eine Berechnung durchzuführen.
Klären Sie eindeutig, wer für die IT zuständig ist! Und wenn die nicht intern klar abgegrenzt werden kann, suchen Sie sich besser einen Dienstleister. Sonst bleibt es ein Bereich, für den „niemand und jeder“ verantwortlich ist – und das endet meist im Chaos.
Ähnlich verhält es sich mit Ihrer Expertise: Sie sind definitiv ein Experte, wenn Sie Ihren KundInnen bei Ihren Projekten mit Ihrem spezifischen Fachwissen weiterhelfen.
Doch wenn Sie auch lange erfolgreich sein wollen, sich von anderen abheben oder zumindest nicht überholen lassen wollen, dann ist mehr als das notwendig. Sie müssen am Ball bleiben – up to date sein und immer in Ihrem Bereich dazulernen. Die digitale Welt schläft nicht. Und wenn Sie immer mit der Zeit gehen (und die anderen Punkte berücksichtigen), werden Sie Ihren Kunden immer einen sehr hohen Wert liefern können.
Doch wenn Sie so viele verschiedene Dinge im Arbeitsalltag zu regeln haben, dass für die Expertise nur noch ein Bruchteil der Arbeitszeit genutzt werden kann, werden Sie irgendwann als Agentur auf der Strecke bleiben.
Betrachten Sie es einmal so: Wenn Sie ein Experte auf einem bestimmten Gebiet sind, erzeugen Sie genau auf diesem Gebiet auch den höchsten Wert und geben diesen Ihren KundInnen weiter. Wenn Sie allerdings ständig mit Dingen beschäftigt sind, die am Rande Ihres Aufgabengebiets liegen – und Sie vielleicht dreimal so lange dafür brauchen wie ein Experte auf diesem Gebiet, verringert sich der Wert Ihrer eigentlichen Arbeit.
Die beste Variante ist, dass jeder auf dem Gebiet tätig ist, auf dem er die meiste Expertise verfügt und diese auch konsequent ausbauen kann.
Was bedeutet das also für Ihre IT? – Insofern Sie oder Ihr Mitarbeiter kein echter Experte auf dem Gebiet sind: Finger weg davon!
Und ja! Gleichzeitig sollten Sie dennoch stets die Kontrolle behalten. Daher folgt nun unser praktischer Lösungsvorschlag in Sachen IT im nächsten Abschnitt.
Im Idealfall hosten Sie Ihre Kundenprojekte direkt auf einem oder mehreren Agentur-Servern. Sie verfügen in dem Fall am besten über volle Root-Rechte für Ihren Agentur Server und sind in der Administration völlig flexibel. Somit können Sie den vorhandenen Webspace frei nach Bedarf auf Ihre Kunden und Projekte aufteilen.
Für Ihre Kunden sind Sie auch der zentrale Ansprechpartner – ohne komplizierte Umwege über einen Dienstleister.
Dies könnten Sie dann mit einem umfassenden Service, z.B. einem Managed Service, durch einen IT-Experten kombinieren.
Menschen kaufen Produkte und Dienstleistungen, die genau auf sie ausgerichtet sind. Daher ist es von Vorteil, wenn Sie als Agentur eine ganz bestimmte Zielgruppe bedienen, deren Anforderungen Sie aufgrund Ihrer Expertise in besonderem Maß erfüllen können. Passt das Angebot Ihrer Konkurrenz besser zum Bedürfnis Ihres Kunden? Dann wissen Sie ja bereits, wo er kauft.
Ähnlich ist es beim Thema IT. Damit Sie wirklich glücklich sind mit einer Lösung, sollten Sie darauf achten, dass diese wirklich zu Ihnen und Ihren Projekten passt. Ansonsten werden im Nachhinein Enttäuschungen folgen.
Die perfekte Lösung ist immer noch eine individuell auf Sie abgestimmte IT-Lösung mit all Ihren Facetten.
Abgesehen von all den Service- und Vertrauensaspekten sollten selbstverständlich auch ganz „einfache“ und logische technische und finanzielle Faktoren bei der Auswahl eines IT-Anbieters beachtet werden. Denn es bringt niemandem etwas, wenn Sie eine zwar kundenorientierte, aber völlig überteuerte Lösung auswählen.
Passen die technischen Gegebenheiten voll und ganz zu Ihren Anforderungen?
- also Speicherplatz, Datenbanken, Geschwindigkeit der Server, Systemkompatibilität und ähnliches. Wir wollen hier gar nicht auf all diese Details eingehen: Denn wenn Sie einen guten Anbieter gefunden haben, dann wird er genau auf diese Punkte umfassend und detailliert eingehen können. Was uns wieder zum Punkt Service-Qualität bringt. Ein guter Partner an Ihrer Seite ist einfach Gold wert.
Wie kann es Ihnen gelingen diese Erfolgsfaktoren – in Sachen IT – optimal zu bedienen und natürlich davon zu profitieren?
Zum einen sollte man bei der Recherche nun ganz genau auf die genannten Punkte achten.
Sollten Sie einen Dienstleister suchen, der Sie umfassend betreut, können wir Ihnen außerdem den Managed Service aus unserem Produktportfolio empfehlen – denn dieser bedient die Aspekte optimal. Wir als IT-Dienstleister sind – nachdem wir mit Ihnen die optimale IT-Infrastruktur realisiert haben – zu jedem Zeitpunkt an Ihrer Seite, wenn Sie uns benötigen. Sie wiederum haben aber auch immer die volle Kontrolle über Ihre IT. Alle Details dazu erfahren Sie hier
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